Система 5S в організації робочого простору

5S - це метод організації робочого місця. Його назва утворена з перших літер п’яти японських слів: seiri, seiton, seisō, seiketsu та shitsuke. Вони перекладаються як "сортування", "упорядкування", "блиск", "стандартизація" та "підтримка".

У нашій статті ви дізнаєтеся про це детальніше, і вам сподобається система 5S. Східна мудрість, перенесена в професійну галузь, справді працює.

Метод 5S полягає у забезпеченні порядку та підвищенні ефективності роботи працівника. Він є частиною lean management (дбайливого управління) - концепції керування бізнесом, яку використовували в роботі виробничої системи Toyota.

Правила 5S 

Принципи методу 5S пояснюються наступним чином:

1. Виділення (сортування), (япон. seiri): вибір - це перший крок у методі 5s. Він полягає в перегляді всіх інструментів, матеріалів, елементів та визначенні того, що непотрібно, а що необхідно. Щоб полегшити вибір, дайте відповіді на 5 запитань нижче:

• Яка мета цього предмету?
• Коли він використовувався востаннє?
• Як часто його використовують?
• Хто ним користується?
• Це справді має бути тут?

Якщо предмет виявиться непотрібним, ви можете перенести його, заховати, віддати, викинути, і т.д. Тепер, коли на вашому робочому місці немає зайвих речей, перейдіть до другого кроку.

2. Упорядкування (япон. seiton): це час для так званого візуального управління. Предмети та інструменти, які будуть використані у певному виробничому процесі, завжди повинні бути під рукою та в зоні очей виконавця. Тоді все йде легко. Потрібно врахувати: хто користується якими предметами? Коли використовуються ці предмети? Які найчастіше використовуються? Чи слід групувати предмети за типом? Де об'єкти чи інструменти були б найбільш логічно розміщені?

На цьому етапі також варто подумати, чи обмежує будь-яке обладнання, техніка або меблі рух працівників? А може, вам потрібно обладнати робоче місце додатковими контейнерами для зберігання інструментів? Одним словом - це етап, коли ви працюєте над створенням зручного робочого місця, що дозволить працювати якісно й комфортно.

3. Прибирання (япон. seisō): полягає у встановленні стандартів прибирання. Безлад, бруд ускладнюють роботу й забирають час на упорядкування робочих місць. У методі 5S кожен бере на себе відповідальність за прибирання свого робочого місця. Ідея полягає в тому, що щодня після виконання завдань працівники доводять свої робочі місця до стану, який дозволить їм вільно працювати далі. Таким чином, персонал бере під контроль офісний простір та усвідомлює свою важливість для компанії.

До речі, слід переконатися, що люди знають, як правильно доглядати за своїм робочим місцем. Керівництво повинно забезпечити їх відповідними миючими засобами, аксесуарами та визначити приміщення, де це все буде зберігатися.

4. Стандартизація (япон. seiketsu): полягає у створенні інструкцій, які стосуватимуться відбору, систематизації та очищення. Слід визначити сферу діяльності та обов'язки працівників. Йдеться про: доручення регулярних завдань, які потрібно виконати; створення графіків; оформлення інструкцій. Усе це повинно бути чітким, розбірливим та зрозумілими для всіх. Тому до вказівок рекомендується прикріпити фотографії, карти та навіть кольорову ідентифікацію. Якщо ви хочете підтримувати порядок, спочатку потрібно точно визначити, що ви маєте на увазі під цим.

Таким чином, працівники будуть знати, за що вони відповідають. Щоденний контрольний список або графік, де показано, як часто й хто має виконувати певні завдання, буде дуже корисним.

5. Самовдосконалення (япон. shitsuke): всі кроки, що ведуть до встановлення конкретної дисципліни та підтримання робочих місць у належному стані, не повинні мати форму наказів. Йдеться більше про певну організацію завдань, яка буде природною для всіх працівників. Оскільки 5S має бути довготривалим процесом, потрібно його правильно впровадити та забезпечити дотримання встановлених правил. Менеджери повинні подавати приклад працівникам, а також брати участь у заздалегідь запланованій діяльності.

Доведення до відома працівників переваг, яких вони досягнуть за допомогою упорядкування своїх робочих місць, є хорошим методом створення відповідних звичок серед персоналу. Йдеться про зміну способу мислення, а не про неприємні обов’язки та примус.

Переваги впровадження методу 5 S у компанії

В ідеальному світі 5S стає частиною організаційної культури. З часом переваги цього методу стають очевидними. Що варто зазначити - впровадження правил 5S насправді нічого не коштує.

Спочатку може бути важко. Кожен новий обов’язок займає більше часу, якого працівники ніколи не мають надміру. Однак варто прийняти виклик, і він з кожним днем стане менш напруженим. Використання методу 5S у компанії стосується всіх та вимагає залучення як звичайних працівників, так і керівництва. Тому важливо проводити загальнофірмові навчальні тренінги, які відвідають усі працівники компанії.

У більш широкій перспективі спостерігаються такі переваги: підвищення продуктивності праці, більша безпека працівників, ліквідація відходів сировини та інструментів, нижчі виробничі витрати, більш заангажовані в роботу співробітники, підвищення стандартів якості роботи, поліпшення спілкування всередині організації, кращий контроль за ходом процесів.

У якому робочому середовищі можна застосувати метод 5S?

Не можна стверджувати, що даний метод має застосовуватися виключно у виробничому середовищі. Він також успішно працює в офісах, закладах охорони здоров’я або навіть в урядових організаціях. Принципи 5S є досить універсальними, а з більш тривалої перспективи настільки очевидними, що допоможуть організувати будь-яке робоче місце. Варто додати, що візуальна комунікація добре працює у методі 5S. Дошки, схеми та вивіски нагадують працівникам про діяльність, яку потрібно виконати. Це також полегшує спільне управління робочим простором.