Система 5S в организации рабочего пространства

5S - это метод организации рабочего места. Его название образовано из первых букв пяти японских слов: seiri, seiton, seisō, seiketsu и shitsuke. Они переводятся как "сортировка", "упорядочение", "блеск", "стандартизация" и "поддержка".

В нашей статье вы узнаете об этом подробнее, и вам понравится система 5S. Восточная мудрость, перенесена в профессиональную отрасль, действительно работает.

Метод 5S заключается в обеспечении порядка и повышении эффективности работы сотрудника. Он является частью lean management (бережливого управления) - концепции управления бизнесом, которую использовали в работе производственной системы Toyota.

Правила 5S

Принципы метода 5S объясняются следующим образом:

1. Выделение (сортировка), (япон. Seiri): выбор - это первый шаг в методе 5S. Он заключается в просмотре всех инструментов, материалов, элементов и определении того, что не нужно, а что необходимо. Чтобы облегчить выбор, ответьте на 5 вопросов:

• Какова цель этого предмета?
• Когда он использовался в последний раз?
• Как часто его используют?
• Кто им пользуется?
• Это действительно должно быть здесь?

Если предмет окажется ненужным, вы можете перенести его, спрятать, отдать, выбросить, и т.д. Теперь, когда на вашем рабочем месте нет лишних вещей, перейдите ко второму шагу.

2. Упорядочение (япон. Seiton): это время для так называемого визуального управления. Предметы и инструменты, которые будут использованы в определенном производственном процессе, всегда должны быть под рукой и в зоне глаз исполнителя. Тогда все идет легко. Нужно учесть: кто пользуется какими предметами? Когда используются эти предметы? Которые чаще всего используются? Следует группировать предметы по типу? Где объекты или инструменты были бы наиболее логично размещены?

На этом этапе также следует подумать: не ограничивает ли любое оборудование, техника или мебель движения работников? А может, вам нужно оборудовать рабочее место дополнительными контейнерами для хранения инструментов? Одним словом - это этап, когда вы работаете над созданием удобного рабочего места, что позволит действовать качественно и комфортно.

3. Уборка (япон. Seisō): заключается в установлении стандартов очистки. Беспорядок, грязь затрудняют работу и отнимают время на упорядочение рабочих мест. В методе 5S каждый берет на себя ответственность за уборку своего рабочего места. Идея заключается в том, что каждый день после выполнения задач работники доводят свои рабочие места до состояния, который позволит им свободно работать дальше. Таким образом, персонал берет под контроль офисное пространство и осознает свою важность для компании.

Кстати, следует убедиться, что люди знают, как правильно ухаживать за своим рабочим местом. Руководство должно обеспечить их соответствующими моющими средствами, аксессуарами и определить помещение, где это все будет храниться.

4. Стандартизация (япон. Seiketsu): заключается в создании инструкций, которые будут касаться отбора, систематизации и очистки. Следует определить сферу деятельности и обязанности работников. Речь идет о: поручении регулярных задач, которые нужно выполнить; создании графиков; оформлении инструкций. Все это должно быть четким, разборчивым и понятным для всех. Поэтому с указаниями рекомендуется прикрепить фотографии, карты и даже цветную идентификацию. Если вы хотите поддерживать порядок, сначала нужно точно определить, что вы имеете в виду под этим.

Таким образом, работники будут знать, за что они отвечают. Ежедневный контрольный список или график, где запечатлено, как часто и кто должен выполнять определенные задачи, будет очень полезным.

5. Самосовершенствование (япон. Shitsuke): все шаги, ведущие к установлению конкретной дисциплины и поддержания рабочих мест в надлежащем состоянии, не должны иметь форму приказов. Речь идет больше об определенной организации задач, которая будет естественной для всех работников. Поскольку 5S должно быть длительным процессом, нужно его правильно внедрить и обеспечить соблюдение установленных правил. Менеджеры должны подавать пример работникам, а также принимать участие в заранее запланированной деятельности.

Доведение до сведения работников преимуществ, которых они достигнут за счет упорядочения своих рабочих мест, является хорошим методом создания соответствующих привычек среди персонала. Речь идет об изменении образа мышления, а не о неприятных обязанностях и принуждении.

Преимущества внедрения метода 5S в компании

В идеальном мире 5S становится частью организационной культуры. Со временем преимущества этого метода становятся очевидными. Что стоит отметить - внедрение правил 5S на самом деле ничего не стоит.

Сначала может быть трудно. Каждая новая обязанность занимает больше времени, которого работники никогда не имеют много. Однако следует принять вызов, и он с каждым днем будет менее напряженным. Использование метода 5S в компании касается всех и требует привлечения как обычных работников, так и руководства. Поэтому важно проводить общефирменные обучающие тренинги, которые посетят все сотрудники компании.

В более широкой перспективе наблюдаются следующие преимущества: повышение производительности труда, большая безопасность работников, ликвидация отходов сырья и инструментов, уменьшение производственных издержек, более ангажированы в работу сотрудники, повышение стандартов качества работы, улучшение общения внутри организации, лучший контроль за ходом процессов.

Где можно применить метод 5S?

Нельзя утверждать, что данный метод может применяться исключительно в производственной среде. Он также успешно работает в офисах, учреждениях здравоохранения или даже в правительственных организациях. Принципы 5S являются достаточно универсальными, а с более длительной перспективы настолько очевидными, что помогут организовать любое рабочее место. Стоит добавить, что визуальная коммуникация хорошо работает в методе 5S. Доски, схемы и вывески напоминают работникам о деятельности, которую нужно выполнить. Это также облегчает совместное управление рабочим пространством.