Що передбачає multitasking та чи може він бути ефективним?

Навряд чи комусь подобається робити кілька справ одночасно. Особливо на роботі, коли ви напружені, а дедлайни підганяють. Однак такий режим роботи, який з англійської перекладається як багатозадачність, є нормою для деяких людей.

Що ж таке multitasking?

Багатозадачність означає здатність людини виконувати кілька видів діяльності одночасно. Хоча це поняття характерне для комп’ютерної термінології, воно дуже швидко почало використовуватися для опису характеру виконання завдань працівником (мультизадачність людини).

Термін multitasking зазвичай використовується в контексті компетенцій співробітників. Роботодавці часто шукають людей, які можуть виконувати кілька завдань одночасно і вміють розподіляти увагу. Прикладом може бути одночасна розмова телефоном з клієнтом, підготовка йому пропозиції  в електронному листі та перевірка поштової скриньки. Також  багатозадачність передбачає швидке «перемикання» між різними завданнями.

Але чи дієва така форма роботи?

Чи ефективна багатозадачність?

Виявляється, ні. Як зазначають експерти з Університету Південної Каліфорнії, мультизадачність сприяє більшій кількості помилок і загалом погіршує якість виконання завдань. Цікаво, що такий спосіб виконання задач впливає на функціонування мозку. Під час роботи над одним завданням обидві сторони префронтальної кори, відповідальні за фокус, працюють разом у гармонії. Згідно з дослідженнями вчених з Національного інституту медичних наук і досліджень (INSERM) у Парижі, у випадку двох різних завдань окремі сторони мозку працюють незалежно. Це призводить до проблем із запам’ятовуванням деталей і людина робить втричі більше помилок.

Дослідники з Лондонського університету доводять, що багатозадачність впливає на мозок подібно до куріння марихуани або недосипання вночі. Коефіцієнт інтелекту (IQ) піддослідних, які виконували кілька завдань одночасно, знизився в середньому на 15 балів і відповідав 8-річній дитині.

Цікаво, що опитування співробітників Єльської школи менеджменту показує, що багатозадачність може позитивно впливати на рівень виконання завдань, якщо вони дуже схожі між собою. Тоді мова йде про «ілюзію» багатозадачності. Помилки й відсутність концентрації виникають, коли ми виконуємо два дуже різні види діяльності – наприклад, дивимося телевізор і читаємо книгу.

Як бачимо, у більшості випадків виконання багатьох різних завдань негативно позначається на результатах. Однак не у всіх є вибір. Що робити, якщо ви змушені працювати в режимі мультизадачності.

Як впоратися з багатозадачністю?

Якщо ваша посада вимагає виконувати кілька справ одночасно, належним чином підготуйтеся. Пропонуємо кілька способів, які допоможуть вам освоїти multitasking:

• планування завдань і створення списків справ - це ключовий принцип, якого повинні дотримуватися люди, «приречені» на багатозадачність. Якщо ви хочете добре й ефективно виконувати професійні обов’язки у такому режимі, вам потрібно ретельно спланувати свою роботу. Завдяки цьому ви будете знати, які завдання виконувати й в якому порядку. У цьому допоможуть списки;
• створюйте нотатки – коли у вас багато роботи, дуже легко про щось забути. Тому так важливо робити нотатки - як про деталі своїх обов'язків, так й ідеї, які ви будете використовувати в майбутньому. Таким чином ви підтримаєте свій мозок, перевантажений багатозадачністю;
• групування завдань -  як зазначалося раніше, дослідження показують, що багатозадачність дає хороші результати, коли окремі завдання схожі між собою. Тому, плануючи свою роботу, згрупуйте обов’язки за їх схожістю. Наприклад: у першій половині дня ви відповідаєте на електронні листи клієнтів і зв’язуєтесь з ними по телефону, а в другій половині — готуєте аналіз і презентацію. Просто намагайтеся не виконувати відразу (або поспіль) абсолютно різні види завдань;
• завершення розпочатих задач – намагайтеся завершувати розпочаті справи. Уникайте ситуацій, коли у вас є кілька незавершених проєктів. Перш за все, вам буде дуже важко у них всіх одразу орієнтуватися. По-друге, ваша мотивація знизиться. На роботі дуже важливо мати відчуття зроблених справ;
• дотримуйтеся балансу між роботою та особистим життям - не забувайте про відпочинок та особисте життя. Нестача сну, літри кофеїну та випадкові контакти з близькими не допоможуть впоратися з великою кількістю завдань на роботі. Намагайтеся провести чітку межу між робочим часом й особистим життям. Якщо можливо, дотримуйтеся режиму робочого дня та уникайте виконання професійних обов’язків у вихідні або святкові дні;
• позбудьтеся відволікаючих факторів - у наш час, коли людину буквально атакує багато зовнішніх подразників, зосередитися на роботі стає ще важче. Виконуючи завдання, намагайтеся не переглядати Facebook або Instagram, не надсилайте повідомлення друзям в месенджер, не дивіться улюблений серіал «краєм ока». Створіть для себе такі умови праці, щоб вас нічого не відволікало.