Что предполагает multitasking и может ли он быть эффективным?

Вряд ли кому нравится делать несколько дел одновременно. Особенно на работе, когда вы напряжены, а дедлайны подгоняют. Однако такой режим работы, который с английского переводится как многозадачность, является нормой для некоторых людей.

Что такое multitasking?

Многозадачность означает способность человека выполнять несколько видов деятельности одновременно. Хотя это понятие характерно для компьютерной терминологии, оно очень быстро стало использоваться для описания характера выполнения задач работником (мультизадачность человека).

Термин multitasking обычно используется в контексте компетенций сотрудников. Работодатели часто ищут людей, которые могут выполнять несколько задач одновременно и умеют распределять внимание. Примером может служить одновременный разговор по телефону с клиентом, подготовка ему предложения в электронном письме и проверка почтового ящика. Также многозадачность предполагает быстрое «переключение» между разными задачами. Но действенна ли такая форма работы?

Эффективна ли многозадачность?

Оказывается, нет. Как отмечают эксперты из Университета Южной Калифорнии, мультизадачность способствует большему количеству ошибок и в целом ухудшает качество выполнения задач. Интересно, что такой способ выполнения задач влияет на функционирование мозга. При работе над одной задачей обе стороны префронтальной коры, ответственные за фокус, работают вместе в гармонии. Согласно исследованиям ученых из Национального института медицинских наук и исследований (INSERM) в Париже, в случае двух разных задач отдельные стороны мозга работают независимо. Это приводит к проблемам с запоминанием деталей и человек совершает втрое больше ошибок.

В свою очередь, исследователи из Лондонского университета доказывают, что многозадачность влияет на мозг подобно курению марихуаны или недосыпанию ночью. Коэффициент интеллекта (IQ) испытуемых, выполнявших несколько задач одновременно, снизился в среднем на 15 баллов и соответствовал 8-летнему ребенку.

Интересно, что опрос сотрудников Йельской школы менеджмента показывает, что многозадачность может оказывать положительное влияние на уровень выполнения задач, если они очень похожи между собой. Тогда речь идет об «иллюзии» многозадачности. Ошибки и отсутствие концентрации возникают, когда мы выполняем два очень разных вида деятельности – например, смотрим телевизор и читаем книгу.

Как видим, в большинстве случаев выполнение многих разных задач отрицательно сказывается на результатах. Однако не у всех есть выбор. Что делать, если вы обязаны работать в режиме мультизадачности?

Как справиться с многозадачностью?

Если ваша должность требует выполнять несколько дел одновременно, должным образом подготовьтесь. Предлагаем несколько способов, которые помогут освоить multitasking:

• планирование задач и создание списков дел – это ключевой принцип, которого должны придерживаться люди, обреченные на многозадачность. Если вы хотите хорошо и эффективно выполнять профессиональные обязанности в таком режиме, вам нужно тщательно спланировать свою работу. Благодаря этому вы будете знать, какие задачи выполнять и в каком порядке. При этом помогут списки;
• создавайте заметки – когда у вас много работы, очень легко что-то забыть. Поэтому так важно делать заметки – как о деталях своих обязанностей, так и идей, которые вы будете использовать в будущем. Таким образом вы поддержите свой мозг, перегруженный многозадачностью;
• группирование задач – как отмечалось ранее, исследования показывают, что многозадачность дает хорошие результаты, когда отдельные задачи схожи между собой. Поэтому, планируя свою работу, сгруппируйте обязанности по их схожести. Например: в первой половине дня вы отвечаете на электронные письма клиентов и связываетесь с ними по телефону, а во второй половине готовите анализ и презентацию. Просто старайтесь не выполнять сразу (или подряд) совершенно разные виды задач;
• завершение начатых дел – старайтесь завершать начатые задания. Избегайте ситуаций, когда у вас есть несколько незавершенных проектов. Прежде всего, вам будет очень тяжело во всех сразу ориентироваться. Во-вторых, ваша мотивация снизится. На работе очень важно иметь ощущение сделанных дел;
• соблюдайте баланс между работой и личной жизнью – не забывайте об отдыхе и личной жизни. Недостаток сна, литры кофеина и случайные контакты с близкими не помогут справиться с большим количеством задач на работе. Старайтесь провести четкую границу между рабочим временем и личной жизнью. Если возможно, соблюдайте режим рабочего дня и избегайте выполнения профессиональных обязанностей в выходные или праздничные дни;
• избавьтесь от отвлекающих факторов – в наше время, когда человека буквально атакуют много внешних раздражителей, сосредоточиться на работе становится все труднее. Выполняя задачи, старайтесь не просматривать Facebook или Instagram, не отправляйте сообщения друзьям в мессенджер, не смотрите любимый сериал «краем глаза». Создайте себе такие условия труда, чтобы вас ничего не отвлекало.