Мінімалізм: з чого почати його запровадження у роботі

Завдячуючи декільком популярним книгам, Нетфліксу та блогерам, мінімалізм сьогодні є  одним із популярних мейнстрімів. Однак мінімалізм - це не просто позбавлення від зайвих речей та зменшення кількості шухляд у шафі. І мова навіть не про світлини в Instagram, з відповідним хештегом, які публікують відомі особи.

Застосувати мінімалістичний підхід ви можете навіть у своєму професійному житті. І робити це варто не тільки через модну тенденцію. Насправді, мінімалізм спрощує роботу. Це допомагає стати більш ефективними та продуктивними. У результаті ви матимете більше часу, «свіжий» розум, що дозволить мислити чітко й креативно. Крім того, ваш рівень стресу значно знизиться.

Якщо ви відчуваєте втому, вигорання, пригнічені купою обов’язків та завдань, вам постійно не вистачає часу, варто спробувати застосувати принципи мінімалізму на практиці.

6 кроків до впровадження мінімалістичного напрямку на роботі

Навчіться зосереджуватися на ключових питаннях за допомогою мінімалістичних стратегій, описаних нижче. Зосередьте свою енергію там, де вона найбільше потрібна, і ви помітите покращення настрою, продуктивності та ефективності.

1. Упорядкуйте речі на робочому столі

У вас на столі є газети місячної давності, безліч паперів, багато липких записок та дивна колекція всіляких непотрібних предметів? Можливо, саме цей офісний безлад заважає працювати? Дослідження показали прямий зв’язок між хаосом, стресом та прокрастинацією.

Ви будете почувати себе краще й працюватимете ефективніше, коли приберете свій стіл. Це також полегшить пошук документів, які дійсно потрібні. Витратьте кілька хвилин, щоб навести лад. Повторюйте цей процес наприкінці кожного дня або тижня. Якщо можливо, уникайте друкованих документів, а якщо ні, створіть для них системний каталог.

2. Упорядкуйте свій комп’ютер й телефон

Безлад на робочому столі комп’ютера чи телефона так само шкідливий, як захаращений стіл. Непотрібні програми, ярлики, фото лише витрачають ваш час. Невпорядковані файли роблять роботу напруженою, вони створюють враження, що вам потрібно зробити більше, ніж насправді.

Видаліть будь-які додатки, які не покращують ваше життя або не полегшують щоденну діяльність. Позбудьтеся невикористаних підписок, рахунків, членських карток. Якщо ви не скористалися програмою жодного разу за останні три місяці, ви, ймовірно, більше ніколи не будете її використовувати. Видаліть із комп’ютера всі завантажені документи, які вам більше не потрібні. Це не тільки полегшить пошук потрібних файлів, але й покращить продуктивність вашого комп’ютера. Створіть теки, щоб упорядкувати документи, необхідні для роботи.

Однак, якщо є ймовірність того, що колись ви захочете скористатися цими документами, завантажте їх на Google Drive, Dropbox або інший сервіс для зберігання файлів.

3. Викреслюйте, автоматизуйте, визначайте пріоритети

Ви іноді почуваєтесь настільки пригніченими роботою, що вам важко взагалі починати працювати? Спочатку подумайте, чи є якісь завдання, які ви можете делегувати, або навіть усунути. Чи обов’язкові для виконання всі завдання зі списку справ? У чому важливість кожного завдання? Як це сприяє досягненню цілей вашої компанії чи установи? Потім подумайте, чи є якісь завдання, які можна було б автоматизувати, що можна зробити, щоб пришвидшити та полегшити виконання даного завдання без шкоди для якості?

Автоматизація - це, наприклад, створення шаблонів і форм, які впорядковують процеси. Це також використання скорочень клавіатури, макроси електронних таблиць або автозаповнення.

Також визначте пріоритет кожного завдання. Регулярно оновлюйте свій список справ, призначаючи кожному пріоритет.

4. Скажіть «ні»

Як тільки ви визначите пріоритети, починайте говорити «ні». Навчіться захищати свій графік, режим та свій час. Кажучи «так» кожному новому завданню, проханню, та погоджуючись на все, що дають інші, ви «забезпечуєте» себе стресом, вигоранням та простроченими дедлайнами. Якщо у вашому графіку немає місця, просто поясніть це як є. Наприклад: «Звичайно, я б дуже хотів це зробити, але мій графік заповнений до наступного вівторка». Що робити, якщо начальник скаже вам виконати додаткове завдання? Спробуйте відповісти так: «Зараз я працюю над …. . Якщо я  візьмуся за нове завдання, це затримає виконання попереднього. Яке із них в пріоритеті?». Якщо нове завдання буде важливішим для вашого керівника, змініть свій графік.

Така система цінна як для підприємців, так і для їх працівників. Вам доведеться захищати свій графік, тому що ви ніколи не повернете відібраний у вас час.

5. Робіть перерви

Змушення себе працювати без перерви вісім годин шкодить продуктивності. Не роблячи перерв, ви наражаєте себе на психічне та фізичне виснаження. Більшість експертів рекомендують робити перерви кожні 75-90 хвилин. Також є дослідження, у якому довели, що потрібно працювати 52 хвилини, а потім зробити 17-хвилинну перерву. І так чергувати.

Спробуйте кілька різних систем і виберіть ту, яка вам найбільше підходить. Важливо заряджатись енергією під час коротких регулярних перерв протягом дня. Використовуйте їх для прогулянки, спорту або спілкування з колегами. Не їжте обід за своїм робочим столом і покидайте офіс після трудового дня. Мінімізуючи час, проведений на роботі, ви покращуєте свою концентрацію та продуктивність, підвищуєте енергію та ефективність.

6. Автоматизуйте електронну пошту

Спробуйте виділити кілька конкретних годин дня для відповіді на електронні листи. Використовуйте інструмент паузи, щоб уникнути сповіщень електронною поштою, доки ви не захочете мати справу з новими повідомленнями. Налаштовуйте сповіщення лише для людей, на листи яких потрібно негайно відповісти (наприклад, для вашого директора). Якщо ви можете відповісти на повідомлення менш ніж за три хвилини, зробіть це зараз.

Установіть фільтри, які автоматично сортуватимуть електронні листи, розміщуючи їх у відповідних папках. Відповідайте реченнями, а не питаннями, щоб запобігти нескінченному обміну повідомленнями. Якщо помічаєте, що час від часу відповідаєте на електронні листи з однаковим змістом, використовуйте автоматичні відповіді в Gmail або зберігайте шаблони, це дозволить написати лист кількома кліками.

Скасуйте підписку на контент, який ви насправді не читаєте, або який не представляє цінності.

Маємо надію, поради, як використати мінімалізм у своєму професійному житті, стануть вам у пригоді та будуть корисними.