Минимализм: с чего начать его внедрение в работе

Благодаря нескольким популярным книгам, Нетфликсу и блогерам, минимализм сегодня является одним из популярных мейнстримов. Однако минимализм - это не просто избавление от лишних вещей и уменьшение количества ящиков в шкафу. И речь даже не о фотографиях в Instagram, с соответствующим хэштегом, которые публикуют известные личности.

Применить минималистичный подход можно даже в своей профессиональной жизни. И делать это следует не только из-за модной тенденции. На самом деле, минимализм упрощает работу. Это помогает стать более эффективными и продуктивными. В результате вы получите больше времени, «свежий» ум, что позволит мыслить четко и креативно. Кроме того, ваш уровень стресса значительно снизится.

Если вы чувствуете усталость, выгорание, подавленны кучей обязанностей и задач, вам постоянно не хватает времени, стоит попробовать применить принципы минимализма на практике.

6 шагов к внедрению минималистичного направления на работе

Научитесь концентрироваться на ключевых вопросах с помощью минималистичных стратегий, описанных ниже. Сосредоточьте свою энергию там, где она больше всего нужна, и вы заметите улучшение настроения, производительности и эффективности.

1. Приведите в порядок вещи на рабочем столе

У вас на столе есть газеты месячной давности, множество бумаг, много липких записок и удивительная коллекция всевозможных ненужных предметов? Возможно, именно этот офисный беспорядок мешает работать? Исследования показали прямую связь между хаосом, стрессом и прокрастинацией.

Вы будете чувствовать себя лучше и работать эффективнее, когда уберетесь на своем столе. Это также облегчит поиск документов, которые действительно нужны. Потратьте несколько минут, чтобы навести порядок. Повторяйте этот процесс в конце каждого дня или недели. Если возможно, избегайте печатных документов, а если нет, создайте для них системный каталог.

2. Организуйте свой компьютер и телефон

Беспорядок на рабочем столе компьютера или телефона так же вреден, как заваленный стол. Ненужные программы, ярлыки, фото только тратят ваше время. Неупорядоченные файлы делают работу напряженной, они создают впечатление, что вам нужно сделать больше, чем на самом деле.

Удалите приложения, что не улучшают вашу жизнь или не облегчают ежедневную деятельность. Избавьтесь от неиспользованных подписок, счетов, членских карточек. Если вы не воспользовались программой ни разу за последние три месяца, вы, вероятно, больше никогда не будете ее использовать. Удалите с компьютера все загруженные документы, которые вам больше не нужны. Это не только облегчит поиск нужных файлов, но и улучшит производительность вашего компьютера. Создайте папки, чтобы упорядочить документы, необходимые для работы.

Однако, если есть вероятность того, что когда вы захотите воспользоваться этими документами, загрузите их на Google Drive, Dropbox или другой сервис для хранения файлов.

3. Вычеркивайте, автоматизируйте, определяйте приоритеты

Вы иногда чувствуете себя подавленными работой, вам трудно вообще начинать работать? Сначала подумайте, есть ли какие-то задачи, которые вы можете делегировать, или даже устранить. Обязательны ли для выполнения все задачи из списка дел? В чем важность каждой задачи? Как это способствует достижению целей вашей компании или организации? Затем подумайте, есть ли какие-то задачи, которые можно было бы автоматизировать, что можно сделать, чтобы ускорить и облегчить выполнение данной задачи без ущерба для качества?

Автоматизация - это, например, создание шаблонов и форм, которые упорядочивают процессы. Это также использование сокращений клавиатуры, макросы электронных таблиц или автозаполнения.

Также определите приоритет каждой задачи. Регулярно обновляйте свой список дел, назначая каждому приоритет.

4. Скажите «нет»

Как только вы определите приоритеты, начинайте говорить «нет». Научитесь защищать свой график, режим и свое время. Говоря «да» каждому новому заданию, просьбе, и соглашаясь на все, что дают другие, вы «обеспечиваете» себя стрессом, выгоранием и просроченными дедлайнами. Если в вашем графике нет места, просто так и скажите. Например: «Конечно, я бы очень хотел это сделать, но мой график заполнен до следующего вторника». Что делать, если начальник поручил вам выполнить дополнительное задание? Попробуйте ответить так: «Сейчас я работаю над .... . Если я возьмусь за новую задачу, это задержит выполнение предыдущей. Какая из них в приоритете?». Если новая задача будет важнее для вашего руководителя, измените свой график.

Такая система ценна как для предпринимателей, так и для их работников. Вам придется защищать свой график, потому что вы никогда не вернете отобранное у вас время.

5. Делайте перерывы

Принуждение себя работать без отдыха 8 часов подряд вредит производительности. Не делая перерывов, вы подвергаете себя психическому и физическому истощению. Большинство экспертов рекомендуют делать перерывы каждые 75-90 минут. Также есть исследования, в котором доказали, что нужно работать 52 минуты, а затем сделать 17 минут отдохнуть. И так чередовать.

Попробуйте несколько различных систем и выберите ту, которая вам больше всего подходит. Важно заряжаться энергией во время коротких регулярных перерывов в течение дня. Используйте их для прогулки, спорта или общения с коллегами. Не ешьте обед за своим рабочим столом, и покидайте офис после трудового дня. Минимизируя время, проведенное на работе, вы улучшаете свою концентрацию и производительность, повышаете энергию и эффективность.

6. Автоматизируйте электронную почту

Попробуйте выделить несколько конкретных часов дня для ответа на электронные письма. Используйте инструмент паузы, чтобы избежать уведомлений по электронной почте, пока вы не захотите иметь дело с новыми сообщениями. Настраивайте оповещения только для людей, на письма которых нужно немедленно ответить (например, для вашего директора). Если вы можете ответить на сообщение менее чем за три минуты, сделайте это сейчас.

Установите фильтры, которые будут автоматически сортировать электронные письма, размещая их в соответствующих папках. Отвечайте предложениями, а не вопросами, чтобы предотвратить бесконечный обмен сообщениями. Если замечаете, что время от времени отвечаете на электронные письма с одинаковым содержанием, используйте автоматические ответы в Gmail или сохраняйте шаблоны, это позволит написать письмо несколькими кликами.

Отмените подписку на контент, который вы на самом деле не читаете, или он не представляет никакой ценности.

Надеемся, наши советы, как использовать минимализм в своей профессиональной жизни, вам пригодятся и будут полезными.