Офис «open space»: как эффективно работать в таких условиях?

Все больше компаний практикуют работу в стиле open space (открытого офиса). Чаще всего такого рода помещения ассоциируются у нас с теми, какие показывают в фильмах, особенно американских. Там сотрудники сидят в больших комнатах с сотнями столов, отделенных друг от друга тонкими перегородками, которые создают так называемые «боксы». Там всегда шумно, постоянно звонит телефон и неспокойно.

Однако, есть ли у офиса типу оpen space кроме недостатков и преимущества? Как выглядит работа там? Как должны вести себя сотрудники, чтобы не мешать другим? В статье мы попытаемся ответить на эти вопросы.

Open space - американская форма офиса?

Считается, что первые офисы оpen space были созданы именно в Соединенных Штатах. В большой комнате столы были размещены таким образом, что сотрудники сидели лицом к лицу. Благодаря тому, что люди работали в открытом помещении, они могли передавать документы быстрее и работать эффективнее. Это решение казалось идеальным, чтобы сэкономить время и ускорить выполнение задач. Но были ли сотрудники сосредоточены и заняты так же, как в отдельных кабинетах?

Преимущества и недостатки оpen space 

Такой вид офисных помещений идеально подходит для экстравертов, которые черпают энергию от общения с другими. Благодаря тому, что у них много коллег, они могут консультироваться, общаться, их мотивация к работе возрастает. Кроме того, сотрудничество может быть намного проще, ведь коллеги так близко возле вас.

Оpen space дешевле и экономичнее, чем несколько небольших кабинетов. Таким образом, он оказывается идеальным решением для компаний, которые хотят снизить затраты на ведение бизнеса.

Сотрудники, только начинающие работу, могут наблюдать за более опытными коллегами, учиться, как они справляются с различными типами клиентов, получать новые знания, не мешая никому.

В таком большом пространстве труднее обострить конфликт. Даже если кому-то кто-то не нравится, они не находятся в таком замкнутом пространстве, что это мешает работе. Гораздо сложнее в такой ситуации, когда сотрудники находятся в небольшом помещении и всегда встречаются, хотят они этого или нет.

В небольших кабинетах каждый разговор отчетливо слышен и может беспокоить гораздо больше чем в едином просторном помещении.

Однако, у такого офиса также есть недостатки, о которых стоит упомянуть. Прежде всего, в таком месте обычно очень шумно - кто-то разговаривает, кто-то устраивает встречу, кто-то ведет телефонную беседу с клиентом, кто-то печатает документы. Это заставляет весь офис суетиться, людям сложно сосредоточиться, они часто отвлекаются.

Кроме того, у вас может сложиться впечатление, что коллеги как бы следят за вами, проверяют, что вы делаете, на какой стадии ваша работа, не отвлеклись ли вы на свои личные вопросы. Такие ситуации могут расстраивать и вызывать много стресса.

Сотрудники, работающие в офисах открытого типа, более подвержены болезням, поэтому они должны уделять особое внимание гигиене. В комнате, где так много людей, бактерии и вирусы размножаются намного быстрее, и грипп у одного человека может вызвать болезнь у остальных.

В таком офисе трудно установить более тесные контакты. Частные разговоры вряд ли возможны - в конце концов, вы не хотите, чтобы все вас слушали. Как вы знаете, близкие отношения с коллегами могут помочь мотивации и концентрации, а также приверженности, поэтому их отсутствие, безусловно, может считаться недостатком.

Как вести себя в офисе оpen space?

Есть несколько неписаных правил, которые делают работу в таком офисе более приятной, а уровень стресса снижается.

Не создавайте лишнего шума

Не говорите громко по телефону, если кто-то звонит вам по личному вопросу. Выключите звуки компьютера и телефона, переведите последний в виброрежим. Это действительно раздражает, когда вам пришло очередное электронное письмо или кто-то пишет во внутреннем чате. Постарайтесь быть как можно тише, чтобы не мешать людям, которым нужно сосредоточиться.

Позаботьтесь о гигиене

Работая в большом помещении, вы подвержены воздействию бактерий и вирусов. Поэтому не забывайте чаще мыть руки и дезинфицировать стол. Время от времени протирайте клавиатуру, мышь, избавляйтесь от пыли с монитора.

Кроме того, помните, что если от вас плохо пахнет, другим будет неприятно находится рядом с вами. Не забывайте о душе и свежей одежде.

Не ешьте продукты, которые могут отталкивать других

Не всем нравится запах чеснока, рыбы, вареных яиц. Постарайтесь понять, что когда вы едите помидоры и лук за столом, острый запах лука может привести к тому, что другие коллеги не смогут нормально работать. Поэтому оставляйте такие блюда для дома.

Выходите, если у вас долгий разговор

Во многих компаниях есть возможность арендовать конференц-залы, где вы можете спокойно разговаривать с клиентом - не только вживую, но и по телефону. Если такие залы заняты, выйдите в коридор или, если позволяет погода, на улицу. Благодаря этому вы будете более сосредоточены на разговоре и не станете отвлекать сотрудников от работы.

Не подсматривайте за коллегами

Никто не любит, когда контролируют его каждое движение - вы, скорее всего, тоже. Поэтому старайтесь не смотреть коллегам в монитор. Это может даже вызвать серьезные ссоры и конфликты. Всем нужно немного уединения и свободного пространства.

Не говорите лишнего

Вы не знаете чего-то, что легко можете найти в поисковике, но по какой-то причине вы спрашиваете об этом коллегу. Стоит избегать таких ситуаций. Не ленитесь - если вы можете что-то найти или сделать сами, сделайте это.

Будьте осторожны при прослушивании музыки

С наушниками и любимой музыкой вы можете легко отгородиться от шумов и сосредоточиться на задании. Однако помните, что вы не сами в офисе, поэтому музыка не может быть слишком громкой, и наушники должны ее заглушать.

Персонализируйте свое рабочее место

Чтобы чувствовать себя как дома, вы можете немного персонализировать рабочее место, поставить вазон, прикрепить фотографии близких вам людей или любимых мест, принести вазу, поставить цветы. Сделайте ваш уголок уютным и приятным.

Конечно, работать в офисе оpen space станет проще, если вы будете применять вышеуказанные принципы. Тогда вы сможете чувствовать себя более приватно и работать лучше.