Матриця Ейзенхауера: чи може вона бути корисною на роботі?
Матриця Ейзенхауера використовується часто в повсякденній діяльності - вона може підвищити продуктивність вашої роботи, позитивно вплинути на розвиток особистості, поліпшити управління часом і завданнями, які необхідно виконати. Це ідеальний спосіб розподілу діяльності для всіх, хто потребує контролю свого часу на роботі і в житті.
Матриця Ейзенхауера - схема
Матриця Ейзенхауера складається з 4 частин, в яких важливість і терміновість завдань є змінними. Перша з них говорить про важливість дії, а терміновість визначає, як швидко воно повинно бути виконано.
Ким був Ейзенхауер?
Дуайт Ейзенхауер в 1953-1961 роках займав пост президента Сполучених Штатів. Його вважали високоорганізованим і продуктивним. Він виконав багато завдань, які довів від початку і до самого кінця.
Не дивно, що після смерті дослідження його життєвої історії почало розкривати таємницю, завдяки якій йому вдалося бути настільки продуктивним. Основною причиною цього було те, що Ейзенхауер зміг розділити важливі і невідкладні завдання. Крім того, найвище місце в його в ієрархії завдань належало важливим завданням, і тільки тоді до уваги бралася їх терміновість.
Як зрозуміти матрицю Ейзенхауера?
Як ми вже згадували, матриця Ейзенхауера складається з 4 частин. Давайте подивимося на кожну з них:
I квадрат - важливі і термінові завдання
Ці завдання важливі для вашого розвитку і роботи, їх потрібно виконати якомога швидше через наближення дедлайнів. Вони також часто виникають в результаті криз, які, якщо їх пропустити, зупинять подальші етапи дій. Вони, як правило, дуже стресові, і навіть якщо ви їх не вирішуєте, вони «висять у вас над головою», викликають нервозність, тому їх рішення приносить душевне полегшення. Якщо ви не зробите їх своєчасно, у вас можуть виникнути неприємні наслідки через це, і рівень нервозності і стресу також значно зросте.
II квадрат - не дуже термінові і важливі завдання
Ця частина містить завдання, які не мають терміну виконання, або термін дуже великий. Вони стосуються не тільки роботи, але і навіть особистого розвитку. Сюди можна віднести, наприклад, фізичну активність, побудову міжособистісних відносин, захоплення і відпочинок.
III квадрат - не дуже важливі і термінові завдання
Третя чверть матриці Ейзенхауера містить завдання, які найчастіше раптово з'являються, ви не маєте на них ніякого впливу, вони нічого не вносять в вашу роботу або особистий розвиток, але їх потрібно виконати негайно. Це, наприклад, делеговані кимось завдання, хто не має часу на їх виконання в даний момент.
IV квадрат - не важливі і не термінові завдання
Цей квадрат містить дії, які не впливають на вашу роботу або розвиток, вони вимагають часу, але не дають нічого натомість. Їх варто мінімізувати, але, з іншого боку, в повному обсязі, тому що вони можуть бути елементом, який допоможе розслабитися і позбутися від проблем. Це, наприклад, перегляд телевізора або гра в шахи.
Занадто багато часу в одному з квадратів
Варто також поглянути на ситуацію, в яких людина найбільше часу приділяє тільки одному з квадратів матриці. Що тягне за собою ця поведінка?
Якщо хтось присвятить найбільше часу I квадрату, він може відчувати надмірне напруження і перевтому. Ось чому такі люди часто витрачають велику частину часу, що залишився на завдання, пов'язані з четвертою частиною. Їм просто потрібна так звана «легковажність», не думати ні про що важливе, не фокусуватися ні на чому. Це дає їм полегшення і енергію, щоб продовжувати працювати далі.
Другий квадрат є вимогливим, тому що він зазвичай не «нав'язується» вам, і ви повинні мобілізувати його самі. Тут потрібна сила волі, щоб дійсно присвятити час особистісному розвитку. Оскільки вам не потрібно виконувати ці завдання негайно, ви часто відкладаєте їх на більш пізній строк. Однак варто попрацювати над нетерміновими і важливими завданнями. Люди, які приділяють їм більше часу, задоволені життям, відпочивають, і, отже, їх продуктивність і готовність до роботи зростає. Це працює позитивно як для основної діяльності, так і для особистого життя.
Матриця Ейзенхауера показує, що люди, які в першу чергу виконують завдання для когось або за когось, повинні постійно переривати свою роботу, у них може скластися враження, що те, що вони роблять, дійсно ні для кого не має значення. Таким чином, вони не бачать сенсу в плануванні, ефективності і продуктивності.
Чим більше часу хтось витрачає на несуттєві і нетермінові завдання, тим важче йому контролювати свій час. Ви хочете пограти на комп'ютері всього кілька хвилин, але потім розумієте, наскільки уже пізно після декількох годин гри. Ці завдання, безумовно, можна назвати «пожирачами часу». Через це завдання в другому квадраті страждають найбільше.
Варто зосередитися на II частини матриці і приділяти більше часу саморозвитку. Завдяки цьому ви станете більш продуктивними в інших сферах життя.
Спробуйте мінімізувати кількість завдань з IV квадрату, хоча іноді потрібно давати собі можливість трохи розслабитися і нічого не робити. Це також хороший крок до того, щоб у вашій роботі не домінували питання третього квадрату.
