Матрица Эйзенхауэра: может ли она быть полезной на работе?

Матрица Эйзенхауэра используется часто в повседневной деятельности - она может повысить производительность вашей работы, положительно повлиять на развитие личности, улучшить управление временем и задачами, которые необходимо выполнить. Это идеальный способ распределения деятельности для всех, кто нуждается в контроле своего времени на работе и в жизни.

Матрица Эйзенхауэра - схема

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 частей, в которых важность и срочность задач являются переменными. Первая из них говорит о важности действия, а срочность определяет, как быстро оно должно быть выполнено.

Кем был Эйзенхауэр?

Дуайт Эйзенхауэр в 1953-1961 годах занимал пост президента Соединенных Штатов. Его считали высокоорганизованным и продуктивным. Он выполнил много задач, которые довел от начала и до самого конца.

Неудивительно, что после смерти исследование его жизненной истории начало раскрывать секрет, благодаря которому ему удалось быть столь продуктивным. Основной причиной этого было то, что Эйзенхауэр смог разделить важные и неотложные задачи. Кроме того, самое высшее место в его в иерархии задач всегда было занято важными заданиями, и только тогда во внимание принималась их срочность.

Как понять матрицу Эйзенхауэра?

Как мы уже упоминали, матрица Эйзенхауэра состоит из 4 частей. Давайте посмотрим на каждую из них:

I квадрат - важные и срочные задачи

Эти задачи важны для вашего развития и работы, их нужно выполнить как можно скорее из-за приближающихся дедлайнов. Они также часто возникают в результате кризисов, которые, если их пропустить, остановят дальнейшие этапы действий. Они, как правило, очень стрессовые, и даже если вы их не решаете, они «висят у вас над головой», вызывают нервозность, поэтому их решение приносит душевное облегчение. Если вы не сделаете их своевременно, у вас могут возникнуть неприятные последствия из-за этого, и уровень нервозности и стресса также значительно возрастет.

II квадрат - не очень срочные и важные задачи

Эта часть содержит задачи, которые не имеют срока выполнения, или срок очень большой. Они касаются не только работы, но и, может быть, даже личного развития. Сюда можно отнести, например, физическую активность, построение межличностных отношений, увлечения и отдых.

III квадрат - не очень важные и срочные задачи

Третья четверть матрицы Эйзенхауэра содержит задачи, которые чаще всего внезапно появляются, вы не имеете на них никакого влияния, они ничего не вносят в вашу работу или личное развитие, но их нужно выполнить немедленно. Это, например, делегированные кем-то задания, кто не имеет времени на их исполнение в данный момент.

IV квадрат - не важные и не срочные задачи

Этот квадрат содержит действия, которые не влияют на вашу работу или развитие, они требуют времени, но не дают ничего взамен. Их стоит минимизировать, но, с другой стороны, не полностью, потому что они могут быть элементом, который поможет расслабиться и избавиться от проблем. Это, например, просмотр телевизора или игра в шахматы.

Слишком много времени в одном из квадратов

Стоит также взглянуть на ситуации, в которых человек больше всего времени уделяет только одному из квадратов матрицы. Что влечет за собой это поведение?

Если кто-то посвятит больше всего времени I квадрату, он может испытывать чрезмерное напряжение и переутомление. Вот почему такие люди часто тратят большую часть оставшегося времени на задачи, связанные с четвертой частью. Им просто нужна так называемая «легкомысленность», не думать ни о чем важном, не фокусироваться ни на чем. Это дает им облегчение и энергию, чтобы продолжать работать дальше.

Второй квадрат является требовательным, потому что он обычно не «навязывается» вам, и вы должны мобилизовать его сами. Здесь нужна сильная воля, чтобы действительно посвятить время личностному развитию. Поскольку вам не нужно выполнять эти задания немедленно, вы часто откладываете их на более поздний строк. Однако стоит поработать над несрочными и важными задачами. Люди, которые уделяют им больше всего времени, довольны жизнью, отдыхают, и, следовательно, их производительность и готовность к работе возрастает. Это работает положительно как для основной деятельности, так и для личной жизни.

Матрица Эйзенхауэра показывает, что люди, которые в первую очередь выполняют задачи для кого-то или за кого-то, должны постоянно прерывать свою работу, у них может сложиться впечатление, что то, что они делают, действительно ни для кого не имеет значения. Таким образом, они не видят смысла в планировании, эффективности и производительности.

Чем больше времени кто-то тратит на несущественные и несрочные задачи, тем труднее ему контролировать свое время. Вы хотите поиграть на компьютере всего несколько минут, но часто осознаете, как уже поздно после нескольких часов игры. Эти задания, безусловно, можно назвать «пожирателями времени». Из-за этого задания во втором квадрате страдают больше всего.

Стоит сосредоточиться на II части матрицы и уделять больше времени саморазвитию. Благодаря этому вы станете более продуктивными в других сферах жизни.

Попробуйте минимизировать количество задач из IV квадрата, хотя иногда нужно давать себе возможность немного расслабиться и ничего не делать. Это также хороший шаг к тому, чтобы в вашей работе не доминировали вопросы третьего квадрата.