Правило 2 минут: как оно работает и стоит ли его использовать?

Организация времени не всегда легка, она часто требует большого количества проб и ошибок, ее изучение может быть действительно утомительным и расстраивающим, особенно если вы часто сталкиваетесь с прокрастинацией (откладыванием дел на потом).

Принято считать, что для того, чтобы хорошо начать день и сделать его максимально продуктивным, стоит решить самые трудоемкие задачи, то есть «проглотить лягушку», а потом уже все пойдет по «накатанной».

Если вы справитесь с трудными  заданиями, то те, что легче решаться быстрее. Для этого есть много причин, и это будет идеальное решение.

Однако, что делать, если вы не можете сосредоточиться на сложном деле даже в начале работы, потому что вас отвлекают другие проблемы?

 Здесь может помочь правило 2 минут. В чем его суть? Как использовать это в повседневных задачах?

Непрерывное испытание и непрерывное обучение

В течение дня у вас большое количество разных дел, их список кажется бесконечным, а вы даже утром чувствуете разочарование? Как сделать, чтобы прокрастинация не имела власти над вами? Ответ один – нужно учиться организовывать свое время.

Как говорят, это легко сказать, но гораздо сложнее сделать. Организация рабочего времени - чрезвычайно широкая тема. Вы можете найти много методов, советов и способов организации ваших обязанностей. Найти что-то подходящее для себя в таком лабиринте возможностей непросто, и во многих случаях это занимает долгие месяцы. Однако не стоит сдаваться в борьбе за продуктивность.

Давайте не только читать о методах организации - пробуйте, тренируйтесь, учитесь - только благодаря этому вы найдете то, что действительно вам подходит. Нет единого главного принципа, который будет работать для всех.

«Проглотить лягушку» или оставить ее на десерт?

Мы уже упоминали, что одним из методов организации времени является так называемое «глотание лягушки». Его использование часто считается одним из лучших в достижении хороших результатов и решении задач из вашего списка. Однако стоит помнить, что не всегда и не все будет работать.

«Глотание лягушки» - это самая большая и трудная задача из запланированных на день. Такое задание лучше делать утром. Это хорошее время, потому что у вас больше энергии, вы отдохнувшие, мозг работает лучше всего. Поэтому у вас больше всего шансов справиться со сложной задачей в начале дня. Однако бывает, что даже тогда ваши мысли рассеяны, вы совсем не чувствуете мотивации, что-то все еще мешает вам сосредоточиться.

В этом случае используйте другой метод. Правило 2 минут может помочь плавно перейти к задаче, которую вы определяете как «лягушку». Вы отложите это задание всего на несколько минут, но, скорее всего, потом будете в гораздо лучшей форме и сможете быстрее  сконцентрироваться.

Правило 2 минут – какова его суть?

Подготовьте свой список задач перед работой. Посмотрите на него и укажите время для выполнения каждой. Конечно, это только планирование, оно не должно быть предельно точным, и это даже не совсем возможно. Если вы видите в своем списке задачи, которые займут у вас до двух минут - выполняйте их немедленно.

Такими делами обычно являются ответы на электронные письма, чтение сообщений, телефонные звонки, бронирование зала для встречи, передача кому-либо информации, печать документа и т. д. Если вы оставите их на потом, начиная с более серьезных, они все равно будут «висеть у вас над головой» - особенно если они вас нервируют.

Поэтому разберитесь с ними в самом начале дня и вычеркните их из вашего списка обязанностей. Только после этого начинайте работать над «лягушкой». Со спокойной головой и меньшим списком.

Правило 2 минут

Если задача занимает менее двух минут, сделайте это прямо сейчас и начните с нее свой рабочий день

Преимущества правила 2 минут

Зачем начинать свой день с применения правила 2 минут? Каковы его хорошие стороны и как это может повлиять на вас?

Прежде всего, у вас будет спокойная голова. Как уже мы упоминали, такие теоретически простые, нетребовательные задачи могут быть для многих напряженными. Поэтому вы будете выполнять другое задание, но постоянно думать о том, что через некоторое время вам нужно позвонить, например, сложному клиенту или организовать важную встречу. Теоретически вы делаете что-то другое, но на практике все еще думаете о предстоящих мелких заданиях. Из-за этого ваша производительность находится не на том уровне, который вас удовлетворяет. Достаточно потратить первые несколько минут дня на выполнение быстрых обязанностей, и вы сможете легко приступить к основной работе.

Давайте представим, что есть 15 заданий в списке, в том числе 6 простых, каждое из которых займет не более 2 минут. Начинаете с самого сложного и после двух часов работы у вас еще ничего не отмечено как сделанное. Вы нервничаете, складывается впечатление, что вы не успеете вовремя, от чего страдает вся ваша работа. А если применить правило 2 минут? Первые 6 заданий вы выполните примерно за 15 минут, в списке будет уже 9, и целый рабочий день впереди. Это работает наиболее мотивирующе и существенно влияет на вашу производительность.

Кроме того, чем чаще вы откладываете задания, тем больше времени уходит на их планирование. Оказывается, что переписывание из списка в список занимает больше времени, чем их исполнение.

Таким образом, правило 2 минут может сильно помочь вам в повседневных задачах. Стоит попробовать и проверить, является ли это также отличным решением именно для вас.