Правило 2 хвилин: як воно працює і чи варто його використовувати?
Організація часу не завжди є легкою, вона часто вимагає великої кількості спроб і помилок, її вивчення може бути дійсно виснажливим і засмучувати вас, особливо якщо ви часто стикаєтеся з прокрастинацією (відкладанням справ на потім).
Прийнято вважати, що для того, щоб добре почати день і зробити його максимально продуктивним, варто вирішити найважчі завдання, тобто «проковтнути жабу», а потім вже все піде по «накатаній».
Якщо ви впораєтеся з важкими завданнями, то ті, що легші, будуть вирішуватися швидше. Для цього є багато причин, і це буде ідеальне рішення.
Однак, що робити, якщо ви не можете зосередитися на складній справі навіть на початку роботи, тому що вас відволікають інші проблеми?
Тут може допомогти правило 2 хвилин. У чому його суть? Як використовувати це в повсякденних завданнях?
Безперервне випробування і безперервне навчання
Протягом дня у вас є велика кількість різних справ, їх список здається нескінченним, а ви навіть вранці відчуваєте розчарування? Як зробити, щоб прокрастинація не мала влади над вами? Відповідь одна - потрібно вчитися організовувати свій час.
Як кажуть, це легко сказати, але набагато складніше зробити. Організація робочого часу - надзвичайно широка тема. Ви можете знайти багато методів, порад і способів організації ваших обов'язків. Знайти щось підходяще для себе в такому лабіринті можливостей непросто, і в багатьох випадках це займає довгі місяці. Однак не варто здаватися в боротьбі за продуктивність.
Давайте не тільки читати про методи організації - пробуйте, тренуйтеся, вчіться - тільки завдяки цьому ви знайдете те, що дійсно вам підходить. Немає єдиного головного принципу, який буде працювати для всіх.
«Ковтнути жабу» або залишити її на десерт?
Ми вже згадували, що одним з методів організації часу є так зване «ковтання жаби». Його використання часто вважається одним з кращих в досягненні хороших результатів і вирішенні завдань з вашого списку. Однак варто пам'ятати, що не завжди і не все буде працювати.
«Ковтання жаби» - це найбільша і важка задача із запланованих на день. Таке завдання краще робити вранці. Це гарний час, тому що у вас більше енергії, ви відпочили, мозок працює найкраще. Тому у вас найбільше шансів впоратися зі складним завданням на початку дня. Однак буває, що навіть тоді ваші думки розсіяні, ви зовсім не відчуваєте мотивації, щось все ще заважає вам зосередитися.
У цьому випадку використовуйте інший метод. Правило 2 хвилин може допомогти плавно перейти до задачі, яку ви визначаєте як «жабу». Ви відкладіть це завдання всього на кілька хвилин, але, швидше за все, потім будете в набагато кращій формі і зможете швидше сконцентруватися.
Правило 2 хвилин - яка його суть?
Підготуйте свій список завдань перед роботою. Подивіться на нього і вкажіть час для виконання кожної. Звичайно, це тільки планування, воно не повинно бути гранично точним, і це навіть не зовсім можливо. Якщо ви бачите в своєму списку завдання, які займуть у вас до двох хвилин - виконуйте їх негайно.
Такими справами зазвичай є відповіді на електронні листи, читання повідомлень, телефонні дзвінки, бронювання залу для зустрічі, передача інформації, друк документа і т. д. Якщо ви залишите їх на потім, починаючи з більш серйозних, вони все одно будуть «висіти у вас над головою» - особливо якщо вони вас дратують.
Тому розберіться з ними на самому початку дня і викресліть їх з вашого списку обов'язків. Тільки після цього починайте працювати над «жабою». Зі спокійною головою і меншим списком.
Правило 2 хвилин
Якщо завдання займає менше двох хвилин, зробіть це прямо зараз і почніть з нього свій робочий день
Переваги правила 2 хвилин
Навіщо починати свій день з застосування правила 2 хвилин? Які його хороші сторони і як це може вплинути на вас?
Перш за все, у вас буде спокійна голова. Як вже ми згадували, такі теоретично прості, невибагливі завдання можуть бути для багатьох напруженими. Тому ви будете виконувати інше завдання, але постійно думати про те, що через деякий час вам потрібно зателефонувати, наприклад, складному клієнту або організувати важливу зустріч. Теоретично ви робите щось інше, але на практиці все ще думаєте про майбутні дрібні завдання. Через це ваша продуктивність знаходиться не на тому рівні, який вас задовольняє. Достатньо витратити перші кілька хвилин дня на виконання швидких обов'язків, і ви зможете легко приступити до основної роботи.
Давайте уявимо, що є 15 завдань в списку, в тому числі 6 простих, кожне з яких займе не більше 2 хвилин. Починаєте з самого складного і після двох годин роботи у вас ще нічого не зазначено, як виконане. Ви нервуєте, складається враження, що ви не встигнете вчасно все зробити, від чого страждає вся робота. А якщо застосувати правило 2 хвилин? Перші 6 завдань ви виконаєте приблизно за 15 хвилин, в списку буде вже 9, і цілий робочий день попереду. Це працює найбільш мотивуюче і суттєво впливає на вашу продуктивність.
Крім того, чим частіше ви відкладаєте завдання, тим більше часу йде на їх планування. Виявляється, що переписування зі списку в список займає більше часу, ніж їх виконання.
Таким чином, правило 2 хвилин може сильно допомогти вам в повсякденних завданнях. Варто спробувати і перевірити, чи є це також відмінним рішенням саме для вас.
