Планирование деятельности - как работать эффективнее?

Сегодня такое время, когда исполнение нескольких заданий (многозадачность), будь то работа или личная жизнь, очень востребованы. Вот почему люди часто берут на себя много дел, с которыми в итоге не могут справиться. А все из-за того, что отсутствует стратегия, которая бы положила конец проблемам такого типа. Для этого нужно хорошее планирование работы.

Многие не хотят записывать все, что планируют сделать - они думают, что таким образом теряют спонтанность, а планирование работы не даст желанного эффекта. Да, это может быть бесполезно в том случае, если вы не верите в это и не знаете, как непосредственно осуществить планирование. Что касается самых главных событий, их часто расписывают до мельчайших деталей. Поэтому, если сделать то же самое для повседневных задач, вы разработаете стратегию, которая поможет достичь ваших целей.

Планирование работы - как начать?

Может показаться, что нет ничего проще, чем планирование работы. Но на самом деле, это также необходимо усвоить, и для многих людей оно изначально вызывает большие проблемы. Прежде всего, вы не всегда знаете, как к этому подойти, на чем сосредоточиться и что делать, чтобы все шло по указанному плану.

Стоит начать с метода маленьких шагов. Это будет работать не только в начале. Планируйте изо дня в день или в тот же день в начале работы. Разделите календарь, блокнот или другое место, где вы будете создавать списки задач на две части - срочные и дополнительные задания, которые не имеют определенного срока или чей срок является отдаленным.

Запишите все, что вы должны делать в данный день, начиная с наиболее важных и неотложных заданий. Если сделаете все из списка, вы сможете проверить, есть ли время и силы для дополнительных дел.

Стоит отметить каждую сделанную задачу - это будет мотивирующим элементом. Вы увидите, сколько пунктов удалось выполнить и насколько продуктивным было рабочее время.

В случае сложных дел, состоящих из нескольких этапов, перечислите каждый из них, чтобы не только не забыть о чем-либо, но и знать, сколько нужно сделать. Иногда вы выполняете задачи механически и думаете, что все под контролем, но в итоге что-то пропускаете. В этом случае контрольный список определенно может помочь.

Планирование работы - онлайн или офлайн?

Лучше планировать в календаре, блокноте или, может быть, в специальных приложениях на компьютере? Здесь нет никаких правил, и каждый должен использовать то, что лучше и удобнее для него. Поэтому стоит попробовать каждый метод изначально, скачать несколько приложений, протестировать и выбрать что-то для себя.

Должно ли планирование работы выглядеть красиво?

Некоторые люди уделяют много внимания тому, как выглядят их записи. Множество цветов, узоров, маркеров, старания и усердия помогают упорядочить хаос и планировать работу. Это, конечно, не означает, что каждый должен покупать набор карандашей и разрисовывать списки задач, однако такой способ действительно может быть эффективен.

В продаже есть много блокнотов и ежедневников, которые наверняка понравятся всем, кто придает большое значение не только содержанию, но и внешнему виду заданий. Есть действительно много моделей и версий. И хотя ответ на вопрос: должно ли планирование работы выглядеть хорошо? – звучит нет, но стоит позаботиться об его красивом эстетическом виде.

Успешное планирование работы - от чего это зависит?

Некоторые люди, пытающиеся внедрить планирование работы в свою жизнь, совершают несколько ошибок, которые потом отталкивают их от создания списков. Поэтому, чтобы этот процесс был успешным, вам следует избегать следующих шагов.

Прежде всего, вы должны каждый раз определять предел погрешности. Планирование работы по минутам каждый день определенно не повлияет позитивно на ваш энтузиазм к работе. Обычно в этом случае даже небольшое «непопадание» в график заставляет вас нервничать, расстраиваться и, прежде всего, у вас пропадает мотивация. Поэтому каждый раз стоит задуматься о том, что нужно дополнительное время для незапланированного отдыха или внезапной проблемы, а может просто из-за упадка сил.

Также ошибкой будет «забегание намного вперед», то есть планирование работы на следующие несколько месяцев. В такой ситуации одно изменение приведет к тому, что весь список становится практически неактуальным и нуждается в коррекции. Сосредоточьтесь на ближайшем будущем и откажитесь от подробного планирования на длительный период.

Планирование работы тоже иногда бывает нереальным. Вы ставите перед собой столько задач, что просто не можете с ними справиться. Помните, что вы всего лишь люди, а не киборги, вы не можете программировать себя на деятельность без перерыва. Старайтесь сделать список заданий возможным в исполнении. Если вы хотите работать в течение 8 часов и за это время выполнить 10 заданий, когда на каждое требуется не менее часа, то выводы очевидны. Лучшим способом будет составить необходимый минимум дел и в конечном итоге добавить дополнительные задачи, если останется свободное время.

Если у вас много заданий и вы не успеваете их выполнить, ваша работа становится совершенно неэффективной. В таком случае стоит попробовать планировать работу. Благодаря этому вы будете точно знать что нужно делать, когда и на каком этапе вы находитесь. Это поможет побороть хаос и работать все более и более эффективно.