Планування діяльності - як працювати ефективніше?

Сьогодні такий час, коли виконання декількох завдань (багатозадачність), будь то робота чи особисте життя, дуже затребувані. Ось чому люди часто беруть на себе багато справ, з якими в результаті не можуть впоратися. А все через те, що відсутня стратегія, яка б поклала край проблемам такого типу. Для цього потрібно гарне планування роботи.

Багато хто не хоче записувати все, що планують зробити - вони думають, що таким чином втрачають спонтанність, а планування роботи не дасть бажаного ефекту. Так, це може бути марно в тому випадку, якщо ви не вірите в це і не знаєте, як безпосередньо здійснити планування. Що стосується найголовніших подій, їх часто розписують до найдрібніших деталей. Тому, якщо зробити те ж саме для повсякденних завдань, ви разработаете стратегію, яка допоможе досягти ваших цілей.

Планування роботи - як почати?

Може здатися, що немає нічого простішого, ніж планування роботи. Але насправді, це також необхідно засвоїти, і для багатьох людей воно спочатку викликає великі проблеми. Перш за все, ви не завжди знаєте, як до цього підійти, на чому зосередитися і що робити, щоб все йшло за вказаною планом.

Варто почати з методу маленьких кроків. Це буде працювати не тільки на початку. Плануйте день у день або в той же день на початку роботи. Розділіть календар, блокнот чи інше місце, де ви будете створювати списки завдань на дві частини - термінові і додаткові завдання, які не мають визначеного терміну або чий термін є віддаленим.

Запишіть все, що ви повинні робити в даний день, починаючи з найбільш важливих і невідкладних завдань. Якщо зробите все зі списку, ви зможете перевірити, чи є час і сили для додаткових справ.

Варто відзначити кожну зроблену завдання - це буде мотивуючим елементом. Ви побачите, скільки пунктів вдалося виконати і наскільки продуктивним було робочий час.

У разі складних справ, що складаються з декількох етапів, перерахуйте кожен з них, щоб не тільки не забути про будь-що, але і знати, скільки потрібно зробити. Іноді ви виконуєте завдання механічно і думаєте, що все під контролем, але в підсумку щось пропускаєте. В цьому випадку контрольний список безумовно може допомогти.

Планування роботи - онлайн або офлайн?

Краще планувати в календарі, блокноті або, може бути, в спеціальних додатках на комп'ютері? Тут немає ніяких правил, і кожен повинен використовувати те, що краще і зручніше для нього. Тому варто спробувати кожен метод спочатку, скачати кілька додатків, протестувати і вибрати щось для себе.

Чи повинно планування роботи виглядати красиво?

Деякі люди приділяють багато уваги тому, як виглядають їх записи. Безліч квітів, візерунків, маркерів, старання і старанності допомагають упорядкувати хаос і планувати роботу. Це, звичайно, не означає, що кожен повинен купувати набір олівців та розмальовувати списки завдань, проте такий спосіб дійсно може бути ефективний.

У продажу є багато блокнотів і щоденників, які напевно сподобаються всім, хто надає великого значення не тільки змістом, а й зовнішнім виглядом завдань. Є дійсно багато моделей і версій. І хоча відповідь на питання: чи планування роботи виглядати добре? - звучить немає, але варто подбати про його красивому естетичному вигляді.

Успішне планування роботи - від чого це залежить?

Деякі люди, які намагаються впровадити планування роботи в своє життя, роблять кілька помилок, які потім відштовхують їх від створення списків. Тому, щоб цей процес був успішним, вам слід уникати наступних кроків.

Перш за все, ви повинні кожен раз визначати межу похибки. Планування роботи по хвилинах кожен день безумовно не вплине позитивно на ваш ентузіазм до роботи. Зазвичай в цьому випадку навіть невелике «непопадання» в графік змушує вас нервувати, засмучуватися і, перш за все, у вас пропадає мотивація. Тому кожен раз варто задуматися про те, що потрібен додатковий час для незапланованого відпочинку або раптової проблеми, а може просто через занепад сил.

Також помилкою буде «забігання набагато вперед», тобто планування роботи на наступні кілька місяців. У такій ситуації одна зміна призведе до того, що весь список стає практично неактуальним і потребує корекції. Зосередьтеся на найближчому майбутньому і відмовтеся від докладного планування на тривалий період.

Планування роботи теж іноді буває нереальним. Ви ставите перед собою стільки завдань, що просто не можете з ними впоратися. Пам'ятайте, що ви всього лише люди, а не кіборги, ви не можете програмувати себе на діяльність без перерви. Намагайтеся зробити список завдань можливим у виконанні. Якщо ви хочете працювати протягом 8 годин і за цей час виконати 10 завдань, коли на кожне потрібно не менше години, то висновки очевидні. Кращим способом буде скласти необхідний мінімум справ і в кінцевому підсумку додати додаткові завдання, якщо залишиться вільний час.Якщо у вас багато завдань і ви не встигаєте їх виконати, ваша робота стає абсолютно неефективною. У такому випадку варто спробувати планувати роботу. Завдяки цьому ви будете точно знати що потрібно робити, коли і на якому етапі ви знаходитесь. Це допоможе побороти хаос і працювати все більш і більш ефективно.