Getting Things Done - в чому суть такої методики і як її використовувати?
Напевно, кожному знайоме відчуття, коли голова здається вибухне від надлишку речей, які потрібно пам'ятати і робити. Навіть якщо ви вже маєте справу з одним завданням, але вже думаєте про наступне. Через це неможливо зосередитися, ви нервуєте і працюєте гірше, ніж зазвичай. Чи можна це змінити? Звісно! Прочитайте цю статтю і дізнайтеся про GTD - Getting Things Done ( «Як все зробити»).
Що таке метод GTD?
У 2001 році Девід Аллен написав книгу «Як все зробити: мистецтво продуктивності без стресу». У ній він детально описав метод організації роботи GTD - Getting Things Done, який можна перекласти як доведення справи до кінця.
Кожен день на вас чекає багато завдань, і, крім того, їх кількість постійно збільшується. І хоча ви намагаєтеся все запам'ятати, вони настільки займають ваші думки, що ви перестаєте їх контролювати. Часто можна почути фразу, що чим більше завдань стоїть перед вами, тим більш організованими ви будете і все встигнете, часу лінуватися точно не буде. У цьому є доля правди, але майте на увазі, що чим більше ви берете на себе, тим більше шансів забути про щось.
Завдяки Get Thing Done ваші завдання будуть організовані. GTD може вплинути на всі сфери вашого життя. Ідея полягає в тому, щоб зібрати все в одному місці і навчитися дисциплінувати себе.
5 етапів методу «Get Thing Done»
Етап 1: Збори
Завдання, що висять над головою - найбільший ворог продуктивності. Щоб очистити свій розум, вам потрібно зібрати всі ці речі і дії в одному місці. Це можуть бути як фізичні об'єкти, так і завдання або наміри. Важливо їх зібрати. Спосіб може бути будь-яким: звичайні замітки, додаток, електронна пошта і т. д. Все залежить від ваших уподобань.
Коли все в одному місці, ви можете перейти до наступного етапу.
Етап 2: Аналіз
Ви перевіряєте поставлені завдання і проводите їх початковий аналіз. Всі без винятку завдання віднесіть до тієї чи іншої категорії:
- завдання, виконання яких займає не більше 2 хвилин - виконуйте їх відразу і не турбуйтеся більше про це;
- завдання, які є більш трудомісткими - перейдуть на наступний етап;
- завдання, у яких немає певного часу для завершення - створіть групу і назвіть її, наприклад, «коли-небудь», «в невизначеному майбутньому» і т. д .;
- завдання, які більше не вимагають дій, але інформація, яку вони містять, буде корисна в майбутньому - перенесіть їх в архів;
- завдання, які більше не вимагають дій і не приносять користі - видаліть їх, помістіть в кошик і забудьте про них.
Етап 3: Очищення
Як ми вже згадували, етап очищення включає в себе завдання, виконання яких займає більше 2 хвилин. Варто також розмістити їх в наступних категоріях:
- проекти - тобто завдання, що складаються з більшої кількості невеликих пунктів;
- найближчі - завдання, які повинні бути виконані якнайшвидше;
- очікувані - тобто завдання, які повинні чекати реалізації, тому що ви очікуєте інформації або дій від інших людей;
- календар - завдання, які мають чітко визначений час для виконання.
Етап 4: Перегляд
Час від часу (не рідше одного разу в тиждень, як рекомендовано автором Getting Things Done), варто подивитися на всі завдання, змінити їх розташування, якщо це необхідно, або додати нові, що з'явилися протягом тижня. Створення списку один раз не дасть нічого, якщо ви відразу забудете про це і не станете його переглядати.
Етап 5: Реалізація
Реалізація включає в себе планування та виконання завдань зі списку. Варто пам'ятати, що це відбувається в залежності від:
- ситуації, в якій ви зараз перебуваєте (робоче місце, умови, атмосфера);
- час, який у вас зараз є;
- енергії, яка є в даний момент.
Завдяки методу Getting Things Done ви можете виконати заплановану роботу, але у вас також є час для позапланових завдань, і вам потрібно їх виконати. Таке планування дає відчуття контролю над справами, підвищує ефективність і мотивацію.
Чи варто використовувати метод Getting Things Done?
Безперечно варто спробувати цей спосіб виконання завдань і використовувати п'ять представлених етапів, а також спланувати свою роботу таким чином. Девід Аллен сказав, що розум породжує ідеї, а не підтримує їх. Це вірно, і Get Thing Done означає, що ви можете позбавити свій розум від зберігання завдань і виконати їх.
