Офіс «open space»: як ефективно працювати в таких умовах?

Все більше компаній практикують роботу в стилі open space (відкритого офісу). Найчастіше такого роду приміщення асоціюються у нас з тими, які показують у фільмах, особливо американських. Там співробітники сидять у великих кімнатах з сотнями столів, відокремлених один від одного тонкими перегородками, які створюють так звані «бокси». Там завжди шумно, постійно дзвонить телефон і неспокійно.

Однак, чи є у офісу типу оpen space крім недоліків і переваги? Як виглядає робота там? Як повинні поводитися співробітники, щоб не заважати іншим? У статті ми спробуємо відповісти на ці питання.

Open space - американська форма офісу?

Вважається, що перші офіси оpen space були створені саме в Сполучених Штатах. У великій кімнаті столи були розміщені таким чином, що співробітники сиділи лицем до лиця. Завдяки тому, що люди перебували у відкритому приміщенні, вони могли передавати документи швидше і працювати ефективніше. Це рішення здавалося ідеальним, щоб заощадити час і прискорити виконання завдань. Але чи були співробітники зосереджені і зайняті так само, як в окремих кабінетах?

Переваги та недоліки оpen space

Такий вид офісних приміщень ідеально підходить для екстравертів, які черпають енергію від спілкування з іншими. Завдяки тому, що у них багато колег, вони можуть консультуватися, спілкуватися, їх мотивація до роботи зростає. Крім того, співпраця може бути набагато простішою, адже колеги так близько біля вас.

Оpen space дешевше і економніше, ніж кілька невеликих кабінетів. Таким чином, він виявляється ідеальним рішенням для компаній, які хочуть знизити витрати на ведення бізнесу.

Співробітники, які тільки починають роботу, можуть спостерігати за більш досвідченими колегами, вчитися, як вони справляються з різними типами клієнтів, отримувати нові знання, не заважаючи нікому.

В такому великому просторі важче загострити конфлікт. Навіть якщо комусь хтось не подобається, вони не знаходяться в такому замкненому просторі, що це заважає роботі. Набагато складніше в такій ситуації, коли співробітники перебувають в невеликому приміщенні і завжди зустрічаються, хочуть вони цього чи ні.

У невеликих кабінетах добре чути кожну розмову і це може турбувати інших набагато більше ніж в єдиному просторому приміщенні.

Однак, у такого офісу також є недоліки, про які варто згадати. Перш за все, в такому місці зазвичай дуже шумно - хтось розмовляє, хтось влаштовує зустріч, хтось веде телефонну розмову з клієнтом, хтось друкує документи. Це змушує весь офіс метушитися, людям складно зосередитися, вони часто відволікаються.

Крім того, у вас може скластися враження, що колеги ніби стежать за вами, перевіряють, що ви робите, на якій стадії ваша робота, чи не відволіклися ви на свої особисті питання. Такі ситуації можуть засмучувати і викликати багато стресу.

Співробітники, що працюють в офісах відкритого типу більш схильні до хвороб, тому вони повинні приділяти особливу увагу гігієні. У кімнаті, де так багато людей, бактерії і віруси розмножуються набагато швидше, і грип в однієї людини може викликати хворобу у інших.

В такому офісі важко встановити більш тісні контакти. Приватні розмови навряд чи можливі - в кінці кінців, ви ж не хочете, щоб всі вас слухали. Як ви знаєте, близькі стосунки з колегами можуть допомогти мотивації і концентрації, а також прихильності, тому їх відсутність, безумовно, може вважатися недоліком.

Як вести себе в офісі оpen space?

Є кілька неписаних правил, які роблять роботу в такому офісі більш приємною, а рівень стресу знижується.

Не створюйте зайвого шуму

Не розмовляйте голосно по телефону, якщо хтось дзвонить вам по особистих  питаннях. Вимкніть звуки комп'ютера і телефону, переведіть останній у віброрежим. Це дійсно дратує, коли вам прийшов черговий електронний лист або хтось пише у внутрішньому чаті. Постарайтеся бути якомога тихіше, щоб не заважати людям, яким потрібно зосередитися.

Подбайте про гігієну

Працюючи у великому приміщенні, ви схильні до дії бактерій і вірусів. Тому не забувайте частіше мити руки і дезінфікувати стіл. Час від часу протирайте клавіатуру, мишку, позбавляйтеся від пилу з монітора.

Крім того, пам'ятайте, що якщо від вас погано пахне, іншим буде неприємно знаходитися поруч з вами. Не забувайте про душ і свіжий одяг.

Не їжте продукти, які можуть відштовхувати інших

Не всім подобається запах часнику, риби, варених яєць. Постарайтеся зрозуміти, що коли ви їсте помідори і цибулю за столом, гострий запах цибулі може привести до того, що інші колеги не зможуть нормально працювати. Тому залишайте такі страви для дому.

Виходьте, якщо у вас довга розмова

У багатьох компаніях є можливість орендувати конференц-зали, де ви можете спокійно розмовляти з клієнтом - не тільки вживу, а й по телефону. Якщо такі зали зайняті, вийдіть в коридор або, якщо дозволяє погода, на вулицю. Завдяки цьому ви будете більш зосереджені на розмові і не станете відволікати співробітників в від роботи.

Не підглядайте за колегами

Ніхто не любить, коли контролюють його кожен рух - ви, швидше за все, теж. Тому намагайтеся не дивитися колегам в монітор. Це може навіть викликати серйозні сварки і конфлікти. Всім потрібно трохи усамітнення і вільного простору.

Не говоріть лишнього

Ви не знаєте чогось, що легко можете знайти в пошуковій системі, але з якоїсь причини ви питаєте про це колегу. Варто уникати таких ситуацій. Не лінуйтеся - якщо ви можете щось знайти або зробити самі, зробіть це.

Будьте обережні при прослуховуванні музики

З навушниками і улюбленою музикою ви можете легко відгородитися від шумів і зосередитися на завданні. Однак пам'ятайте, що ви не самі в офісі, тому музика не може бути надто гучною, і навушники повинні її заглушати.

Персоналізуйте своє робоче місце

Щоб відчувати себе як вдома, ви можете трохи персоналізувати робоче місце, поставити вазон, прикріпити фотографії близьких вам людей або улюблених місць, принести вазу, поставити квіти. Зробіть ваш куточок затишним і приємним.

Звичайно, працювати в офісі оpen space стане простіше, якщо ви будете застосовувати вищевказані принципи. Тоді ви зможете відчувати себе більш приватно і працювати краще.